La guía definitiva para que elijas el mejor CRM

No es llegar y comparar

Elegir un CRM para tu negocio es una decisión que no debes tomar a la ligera. Hay una amplia oferta en el mercado, la mayoría ofrece servicios y funcionalidades similares, y te ayudan a alcanzar el mismo resultado: atender mejor a tus prospectos y clientes.
Para que escojas la mejor alternativa para tu empresa, hicimos esta completa guía para contratar un CRM. En esta, nuestra principal referencia es HubSpot, de quienes somos agencia partner en América Latina.
Junto con definir exactamente qué es lo que debes buscar en una plataforma de este tipo, comparamos HubSpot por ti con otros softwares, y destacamos aquellas características y funciones que son cruciales para cualquier negocio.

Guíate por estos consejos para elegir bien:

  • Las 6 características en las que debes fijarte para elegir un CRM
  • ¿Cuánto cuesta un CRM?
  • HubSpot vs la competencia
  • Pon todas las cartas sobre la mesa

Las 6 características en las que debes fijarte para elegir un CRM

1. Aplicaciones extra

Un CRM es el software responsable de las relaciones que mantienes con tus clientes. Muchos ofrecen servicios adicionales que, si bien no son parte esencial del CRM como tal, hacen que tus relaciones mejoren y traigan más beneficios. 

Ya sea para el área de ventas, servicio o marketing con automatización, hay muchas herramientas que puedes instalar al mismo tiempo que tu nuevo CRM.

2. Seguimiento

El seguimiento que puedes darle a cada uno de tus contactos es algo en lo que tienes que poner mucha atención. Al final del día, para eso necesitas contratar un CRM; el monitoreo manual ya no te da los resultados esperados, necesitas automatizar.

Busca uno que registre la información en cada punto de contacto con tus prospectos y clientes y de esta manera identifiques con mayor claridad cuáles estrategias funcionan y cuáles no.

3. Fácil de usar

Un CRM complicado es uno que no se usa. Por eso debes buscar uno que ofrezca una experiencia de usuario cómoda, rápida y efectiva. Debe ser fácil de entender y empezar a utilizar cuanto antes, esto evitará que la curva de aprendizaje sea una barrera de entrada con tus colaboradores y así lograrás sacar el mayor jugo posible a la plataforma desde el principio.

Al final, es mejor un software poco complejo, instalado al 100%, que uno muy avanzado, pero que solo se use al 20%.

4. Flexible y adaptable

Algunos softwares son robustos y están muy bien diseñados, pero esto implica que tengan menor capacidad de personalización, lo que puede traer problemas a tu empresa si buscas soluciones específicas o personalizables.

Si lo que quieres es un CRM sofisticado pero sin requerimientos específicos, un software como el de la plataforma inbound HubSpot es suficiente para ti.

5. Reportes y análisis

Es una de las mejores formas de medir el desempeño de tus colaboradores y de tu empresa. Un buen CRM cuenta con herramientas de reporte que te facilitan la visualización de cada parte del proceso de ventas de tu equipo.

Otra vez aquí influye el nivel de sofisticación que necesites. Por ejemplo, los reportes que puedes hacer en HubSpot son directos y básicos, pero no se personalizan mucho más. Entonces, la información está, pero si quieres comparar datos específicos, lo tendrás que hacer manualmente o con otra aplicación externa.

6. Precio

Es uno de los factores que más pesa en la elección. Contratar un CRM puede ser tan económico como costoso. Por ejemplo, HubSpot cuenta con una versión completamente gratuita sin límite de tiempo, pero al igual que sus competidores, ofrece diferentes versiones pagas según las necesidades de la empresa.

Nada es gratis en esta vida. Por eso es importante saber realmente cuánto cuesta un software de este tipo.

¿Cuánto cuesta un CRM?

Aquí te hablaremos de lo que sabemos bien: el valor económico y agregado de HubSpot. 

A diferencia de otros softwares, en los cuales la versión gratuita es tan solo una muestra incompleta o una bastante limitada, en el caso de HubSpot su edición sin costo es 100% funcional.

La versión gratuita de esta plataforma no está limitada a un tiempo de prueba e incluye la gran mayoría de las herramientas; tienes usuarios ilimitados, espacio para guardar hasta 1 millón de clientes o compañías, y todas las funciones que necesitas de un CRM, como manejo de agenda, tareas y actividades, integración con Gmail y Outlook, plantillas de correos electrónicos y hasta chatbots conversacionales básicos.

Esto hace que el CRM de HubSpot sea una excelente alternativa para quienes están en la etapa de exploración y experimentación de este tipo de software.

Pero, tan pronto empiezas a usar esta herramienta descubres que hay mucho más materiales para impulsar tu negocio. Es aquí cuando toman protagonismo los distintos paquetes, cada uno de ellos adaptable al tamaño de operación que tienes con 3 versiones distintas:

  1. Starter (US$50 dólares por usuario al mes).
  2. Professional (entre US$500 al mes, Incluye 5 usuarios - US$100 por cada usuario adicional).
  3. Enterprise (entre US$1.200 al mes, Incluye 10 usuarios - US$120 por cada usuario adicional).

¿Cómo evaluar un CRM de marketing?

  • Con el Starter pack tienes habilitados los módulos para dar seguimiento a tus anuncios, hacer retargeting, crear nuevas campañas de email marketing y poder segmentar tus leads para entenderlos y explotarlos mejor.
  • El nivel Professional de marketing es esencial si quieres empezar a implementar una estrategia de inbound marketing, ya que con este módulo tienes la función para crear contenidos y blogs, hacer una estrategia de SEO, manejo de Redes Sociales. Además, cuentas con herramientas para una mejor medición de tus retornos gracias a análisis de datos de tu sitio web, reportes de campañas y modelos de atribución para evaluar las estrategias que mejores resultados te dan.
  • Finalmente, la versión Enterprise está diseñada para empresas con un gran volumen de contactos. Aunque no tiene muchas nuevas funciones especiales, sí permite que ingreses más de 10.000 (contra los 1,000 de la versión Professional), además, el costo de cada contacto extra también es más económico que con las otras opciones.

¿Cómo elijo el CRM de ventas?

  • Con la versión gratuita de HubSpot tienes muchas herramientas, sin embargo su uso está limitado; solo cuentas con 5 plantillas, solo un link al mes para agendar citas y capacidad para ver solamente los últimos 200 correos abiertos. 
  • Al contratar la versión Starter, tienes todo lo que trae en la edición gratuita y adquieres un sistema de seguimiento para los procesos de ventas y llamadas que pueden ser grabadas para monitoreo.
  • En el nivel Professional la eficiencia alcanza un nivel superior (solo para 5 usuarios): con esta versión creas presentaciones y presupuestos profesionales, integras con Salesforce, haces seguimiento a 30 divisas diferentes (especialmente bueno para las empresas con insumos y ventas internacionales), formas equipos de trabajo con distintas capacidades y libertades, así como crear videos 1 a 1 para tus clientes directamente desde la plataforma y cuentas con una biblioteca de productos para un mejor control de tus negociaciones y ventas.

Ahora bien, si tu equipo de ventas es más grande de lo que la versión Professional puede manejar, existe una mejora en Enterprise creada especialmente para empresas con un departamento robusto con muchos vendedores y gerentes; tiene herramientas de eficiencia como transcripción de llamadas y sistemas para que asignes metas a cada representante de ventas.

¿Y si el CRM es para servicio al cliente?

  • El paquete Starter te ofrece todos los básicos para darle la mejor atención a cada uno de tus clientes: chat en vivo, llamadas telefónicas, manejo de correos electrónicos, periodo de cierre de cada ticket y secuencias de correos para automatizar los procesos de seguimiento.
  • La versión Professional de HubSpot incluye más herramientas de análisis e inteligencia, como una base de información con preguntas frecuentes, encuestas de nivel de satisfacción, administración y hosting de videos y un tablero de control para analizar toda la información.
  • La edición Enterprise es adecuada cuando cuentas con un mayor volumen de usuarios y clientes, ya que te permite tener bases de datos más extensas, administrar mejor los equipos y jerarquías, integración con Slack y otras aplicaciones web.

Aclarado lo que te ofrece HubSpot, abordamos a continuación las diferencias de esta plataforma con otros softwares de gestión de relaciones con clientes disponibles en el mercado.

HubSpot vs la competencia

Aun cuando la finalidad de todo CRM es mejorar la relación que tu empresa tiene con sus clientes, el enfoque que cada marca de software le de a su solución varía, en algunos casos de manera más marcada que en otros.

Por eso, al compararlos, debes asegurarte de que las herramientas y funciones que ofrezcan se adapten a tus necesidades y no al contrario.

Comenzamos con Zoho. Te darás cuenta que ambas plataformas tienen marcadas diferencias, pero ofrecen funciones básicas similares.

HubSpot vs Zoho

Características

HubSpot

Zoho

Descripción general

Se especializa más en los procesos y en la automatización, además de proveer mejores herramientas para seguimiento de tareas y actividades por usuario.

Se destaca en planificación y proyección de ventas (cosa que HubSpot ofrece si contratas su plan de Ventas).

Clientes y Leads

Da la posibilidad de almacenar hasta 1 millón de contactos.

Está limitado a 100,000 en su versión más completa (si tu empresa no está ni cerca de estas cantidades, probablemente no sea un factor relevante).

Interacción

HubSpot, en su modo Starter (US$50 al mes) cuenta con herramientas de automatización, como plantillas de correos y snippets, secuencias de correos, así como alertas de correos abiertos e integración con tu calendario para programar citas con mayor eficiencia.

Desde su versión más sencilla (US$8 al mes) Zoho ya cuenta con herramientas de Social Listening que te ayudan a saber cómo están contactándote tus clientes, sin importar el medio que usen. Otras funciones esenciales que ya incluye el servicio básico son flujos de trabajo, un panel de control de reportes básico y asignación de roles y perfiles para tus colaboradores.

Inteligencia artificial

 

Cuenta con su propio asistente virtual que aprende de tu negocio, tus clientes y tus colaboradores al tiempo que la vas utilizando.

Se llama Zia y es como Siri, pero está diseñada para atender cualquier necesidad de la empresa. Desde usar inteligencia artificial para predecir futuros comportamientos de tus leads, hasta encontrar errores y anomalías en tus procesos de venta, incluyendo un análisis de sentimiento de cada uno de los correos que recibes, sugerencias de cuándo es mejor momento para contactar a tus clientes y un constante monitoreo de tus procesos con afán de hacerlos más eficientes.

Zia solo está incluida en la versión Enterprise, aunque por tan solo US$35 al mes, es una herramienta que se termina pagando sola.

Facilidad de uso

HubSpot ha invertido mucho tiempo y tecnología en hacer cada proceso más eficiente. Por eso, cuando se trata de implementar un CRM en tu negocio, HubSpot es una de las empresas que mayor rapidez ofrece. 

HubSpot recorta los tiempos a un par de semanas.

Puede tardar hasta un mes en quedar instalado y completamente funcional.

Costos

HubSpot empieza en modo gratuito y su siguiente versión más equipada cuesta US$50.

Zoho ofrece su versión Premium a US$35 al mes (si lo contratas por un año).

 

HubSpot vs Dynamics.

 

Si lo que buscas es adquirir un CRM que te ofrezca la confianza y el respaldo de una empresa seria (pues estarás depositando la información más sensible de tu compañía: los datos de tus clientes), aquí entran dos competidores muy distintos, pero con ofertas muy interesantes.

 

Características

HubSpot

Dynamics

Descripción general

HubSpot es una empresa que lleva más de una década operando y se posicionó como una de las mejores empresas de SaaS en marketing digital.

Dynamics tiene el respaldo de Microsoft.

Módulos

Ofrece diferentes funciones en sus hubs de ventas, marketing y servicio al cliente.

Ofrece módulos similares a HubSpot además de otros enfocados en finanzas, operaciones, retail y gestión de talento.

Costo

Su versión gratuita de por vida es bastante completa al incluir, entre otras cosas e-mail tracking para saber si tu cliente ya abrió el correo, integración con calendario para agendar citas más fácil y chat en vivo.

Es un sistema que practica la mejora continua. Al pertenecer a Microsoft tiene la ventaja de que su compatibilidad con todos los productos de esta empresa es fluye con facilidad, aunque cobra por conectar el software con otros programas.

Facilidad de uso

Es fácil implementarlo. Es un programa creado con el usuario final en mente, así que traspasar tus contactos a este software es una tarea simple que no demora más de un par de semanas (dependiendo del tamaño de tu base de datos).

Pero esta sencillez para implementar y adoptar el software significa menos funciones y posibilidades de personalizar el programa.

 

Infraestructura

 

Es una excelente opción para empresas grandes que necesitan la infraestructura que hay detrás de Microsoft.

Uno de los fuertes de este software que no encontrarás en otros lados es su enfoque a Business Intelligence; se integra fácilmente con grandes herramientas de análisis de datos, personalización de paneles de trabajo y hace un seguimiento a procesos de ventas mucho más riguroso.

Personalización

Si tu empresa tiene procesos complejos de ventas y necesita un software que quiera moldear a su antojo, probablemente HubSpot no es la mejor solución. 

Al tratarse de un software creado para empresas con procesos muy bien marcados en donde cada punto de la venta o contacto con el cliente está estandarizado, es difícil de implementar en compañías que apenas comienzan y aún tienen procesos menos establecidos.

 

HubSpot vs Pipedrive

Ahora es el turno de Pipedrive

 

A esta comparación los prospectos llegan generalmente cuando el enfoque está en ventas.

 

Características

HubSpot

Pipedrive

Descripción general

Es una herramienta más poderosa y con una mayor cantidad de módulos que se adaptan a las necesidades de tu negocio. En HubSpot encuentras un módulo especial para marketing, uno para servicio y uno más para ventas.

Se enfoca en equipos de ventas. Permite entender en qué parte del proceso va cada venta, qué hace el equipo para atender al prospecto o cliente, y en dónde está atorada la venta.

Facilidad de uso

Es fácil implementarlo. Es un programa creado con el usuario final en mente, así que traspasar tus contactos a este software es una tarea simple que no demora más de un par de semanas (dependiendo del tamaño de tu base de datos).

Pero esta sencillez para implementar y adoptar el software significa menos funciones y posibilidades de personalizar el programa.

Su interface es fácil de usar, simple de leer y es personalizable dependiendo de las necesidades del usuario.

Costo

HubSpot ofrece una versión gratuita de por vida que, si bien no cuenta con todos los módulos habilitados y tiene algunas limitaciones, es una excelente forma de comenzar a medir resultados. Ya con la versión gratuita recibes herramientas de seguimiento que te ayudan a saber cuándo se abrieron los correos que enviaste, un sistema que calendariza envíos, agenda para programar citas y asigna etapas a cada proceso de la venta.

La versión más económica de HubSpot es la licencia Starter (US$50 al mes), y en precio compite directamente contra la Professional de Pipedrive. Al igual que Pipedrive, con el modo Starter ya cuentas con herramientas de automatización de correos, herramientas de seguimiento y control de llamadas desde la plataforma. Aunque el salto de gratuito a Starter parece mucho, en realidad con esta versión obtienes suficientes herramientas para crecer tu equipo de ventas, haciéndolo más eficiente y funcional.

El siguiente nivel de HubSpot es Professional y es perfecto para grupos de trabajo medianos. La licencia tiene un costo de US$400 por 5 usuarios y está habilitada con funciones que otros CRM comerciales no tienen, como creación de videos personalizados 1 a 1, plantillas para presentaciones comerciales profesionales, categorización y automatización de la etapa de cada lead, así como todo lo necesario para administrar a tu equipo de trabajo y asignar funciones y objetivos.

El último módulo para ventas es el Enterprise, que tiene un valor de US$1.200 al mes e incluye 10 usuarios. Esta versión se compara directamente contra su homónimo de Pipedrive, sin embargo tiene productos más completos, como transcripción de llamadas, herramientas para crear manuales de usuario para tus colaboradores, firmas electrónicas para mayor eficiencia y evitar el uso de papel impreso, además de funciones de seguimiento de ingresos para medir el ROI de cada campaña.

Es la propiedad que hace a este software destacar más. 

Su versión de prueba gratuita solamente dura 14 días, pero puedes contratar el servicio Essential por tan solo US$15 al mes o US$12,50 mensual si lo pagas por año: esta versión ya cuenta con etapas del ciclo de venta hechas a medida para tu producto o servicio, calendario de actividades; es ideal para pequeñas empresas y equipos de venta chicos enfocados en ventas 1 a 1.

La siguiente versión es Advanced (US$24,90 mensual con contrato anual o US$29 al mes). Cuenta con servicios de inteligencia como resultados de apertura de emails, automatización de correos y análisis de datos; es perfecto para las empresas que proyectan un crecimiento y no pueden destinar sus recursos a tareas monótonas administrativas, sino a vender más.

Para empresas más robustas con diferentes niveles gerenciales, el modelo Professional es el indicado (US$49,90 mensual si la factura es anual o US$59 al mes), pues cuenta con herramientas de manejo de equipo y análisis de desempeño, control de llamadas, calendario automatizado con citas ilimitadas y un tablero de control con analíticas más completas que se adapta a las responsabilidades de cada integrante del equipo.

Finalmente hay una versión para empresas que necesitan un mínimo 10 usuarios (a US$99 mensuales cada uno) y cuenta con un ejecutivo de cuenta dedicado y mayor adaptabilidad a las necesidades del negocio. Sin embargo, si estás dispuesto a gastar ese presupuesto, tal vez considerar otra opción no está de más.



HubSpot vs Salesforce

A continuación hablamos sobre Salesforce.

 

Ambas opciones de SaaS son sumamente competitivas pero ninguna es perfectas. Al igual que con Pipedrive, la comparación está enfocada en ventas.

 

Características

HubSpot

Salesforce

Descripción general

HubSpot creció como una empresa dedicada al Inbound Marketing, y cuyas herramientas la han convertido en una de las favoritas de los marketeros.

Entró al mercado hace más de dos décadas, cuando los CRM todavía requerían de grandes servidores internos y equipos de cómputo dedicados, lo que le valió un posicionamiento que hasta la fecha mantiene.

Clientes y leads

Brilla gracias a su esencia como una empresa de gestión Inbound, puedes también usar las herramientas que ofrecen como CMS (por un costo extra), lo que te ayuda a conseguir clientes de lugares que no podrías explorar con un CRM clásico como el caso de Salesforce.

Atraer nuevos leads con contenido es una de las ventajas principales de usar un software como HubSpot y, si lo sumas al CRM de la misma empresa, obtienes una poderosa herramienta de ventas.

Necesitas usar un proveedor externo para implementar este tipo de estrategias y después alimentar el CRM, lo que hace que la automatización sea menos eficiente. Sin embargo, una vez que tienes todos los datos en el sistema, Salesforce es una excelente herramienta para calificar los leads, organizarlos de manera personalizada y hasta decidir qué información puede ingresar cada persona de tu equipo.

Costo

El CRM de HubSpot es más llamativo para compañías que apenas comienzan gracias a su oferta inicial de licencia gratuita ilimitada (en cuanto a tiempo, no a capacidades y herramientas), pero conforme tu empresa empieza a crecer y requerir nuevas funciones, puede volverse más costoso.

SalesForce cuenta con diferentes licencias que van desde los US$25 al mes (máximo 5 usuarios por empresa), hasta los US$300 por usuario en su plan más completo (todos con una prueba gratuita de 30 días).

Facilidad de implementación

La interface de HubSpot puede es más amigable con quienes nunca han usado este tipo de programas. Una de las razones que hace tan simple su uso es la poca flexibilidad que tiene en cuanto a las personalizaciones, por eso, a menos alternativas, menos complicaciones de uso.

Si buscas es una herramienta que se adapte mejor a las necesidades de tu equipo con más opciones de personalización, entonces Salesforce es mejor alternativa; recuerda que a mayor personalización, mayor complejidad.

Reportes y análisis

Son sumamente fáciles de entender y utilizar, pero poco personalizables.

Ofrecen más complejidad, lo que puede complicar a equipos pequeños.

 

Pon todas las cartas sobre la mesa

Si bien esta guía busca orientar para que tomes la decisión más acertada, no es exhaustiva. En la comparación que hagas de los CRM disponibles en el mercado influirán siempre dos factores: costo y tiempo.

Por eso, antes de tomar la decisión debes tener claridad de los alcances de cada software, los tiempos de instalación, incluso el tipo de contrato que adoptes con el que será tu elección final. Así evitas arrepentimientos y empezar desde cero. Considera también cuáles son las proyecciones de crecimiento tu empresa para evaluar cuál será la mejor inversión a mediano plazo.

CÓMO ELEGIR UNA AGENCIA DE INBOUND MARKETING

APRENDA A ELEGIR LA AGENCIA ADECUADA PARA TU EMPRESA

Te ofrecemos en este guía las herramientas esenciales para que puedas evaluar las distintas alternativas que ofrece el mercado y así poder escoger la agencia de Inbound Marketing que responda de mejor manera a tus necesidades.