Evita estos 6 errores cuando organices un evento virtual

21 mayo, 2020

La situación que vivimos actualmente cambió la forma como nos comunicamos. El mundo pasó de ser presencial a virtual y en cosa de semanas los eventos masivos cedieron su lugar a aquellos digitales.

Pero este cambio repentino al que muchos aún están adecuándose, también viene de la mano de mucho aprendizaje necesario. Y es que la logística y práctica de hacer un evento presencial, poco sirven al momento de trasladarlo a uno virtual. En nuestra experiencia haciendo ambos tipos de eventos, tenemos algunos consejos para ti.Primero que todo, aclaro a qué me refiero con un evento o conferencia virtual. Se trata de una actividad realizada en linea, pre grabada o en tiempo real,  donde uno o más exponentes hablan de un tema común a través de una plataforma digital de videoconferencia a una audiencia conectada por Internet.

6 errores que debes evitar cuando organizas

  1. Conferencias muy largas
  2. No planificar
  3. Plataforma equivocada
  4. Ir directo a la venta
  5. No grabar
  6. No pedir nada a cambio

Conferencias muy largas

Un error común es pensar que las conferencias deben durar lo mismo que en un evento presencial. Si bien puedes tener un ponente con información sumamente interesante, la naturaleza del mundo digital es más rápida. A diferencia de una conferencia en persona donde es más complicado que la persona salga, aquí estás a un clic de perder a tu audiencia.

Además, la gran ventaja de un evento en línea es que los ponentes pueden compartir material complementario (artículos, gráficas, videos y más) dentro de la misma plataforma donde se subió la conferencia.

No planificar

Parece obvio, pero uno de los errores más comunes al diseñar un evento virtual es creer que no necesita tiempo de planeación y estrategia. Sí, tal vez no necesitas reservar un espacio con anticipación o contratar una agencia de producción para decorar cada elemento del evento. Pero algo muy distinto es dejar todo para el último momento.

Un buen evento virtual igual requiere de meses de planeación;  te permitirá apartar la agenda de mejores conferencistas y crear una base de datos de prospectos interesados en el evento, además de poder buscar patrocinadores, elegir un moderador y pulir cada una de las conferencias para que sea perfecta.

Plataforma equivocada

El abanico de herramientas que existen para crear tu evento virtual es muy amplio, pero no todos los softwares resuelven las mismas necesidades que puedes llegar a tener.

Busca un servicio confiable que presente pocos problemas de uso durante la conferencia y ofrezca herramientas de captación y medición para evaluar el desempeño de tu conferencia. Y, para evitar momentos incómodos, ofrece a tus ponentes una pequeña capacitación para evitar errores de uso.

Algunas opciones que puedes tomar en cuenta son Zoom, ezTalks, GoToWebinar o Adobe Connect.

Ir directo a la venta

Es un hecho que una de las razones principales por qué harías un evento virtual es para ofrecer a tus prospectos y clientes contenido relevante, posicionarte como líder de tu industria (y cerrar una que otra venta). Pero nada es más desalentador para tu audiencia que conectarse a tu evento virtual y ser recibidos con un pitch de venta.

Está bien tratar de insertar tu marca o producto dentro de la presentación en algún momento clave, pero convertir el evento en un pretexto para hablar de ti solo generará una mala experiencia de tus usuarios y un rebote sumamente alto.

No grabar

La gran ventaja de un evento en línea (contra uno en persona) es que no necesitas de producción adicional para convertirlo en un contenido que puedas usar en el futuro.

Graba todas las sesiones y usa ese material para estrategias de conversión adicional o utiliza extractos para demostrar la calidad de tus eventos digitales en la invitación al siguiente evento que organices.

Además, este post podría ser: útil Cómo HubSpot calcula las sesiones vs visitas y tráfico orgánico vs directo

No pedir nada a cambio

Ofrecer contenido de manera gratuita es una importante práctica de generación de leads para introducir tu marca y obtener más leads. Es cierto que te permite ganar adeptos e interesados a tu summit virtual, sin embargo existe un valor percibido de las cosas y cuando algo es completamente gratis, la gente suele sentir menos compromiso con atender o registrarse.

No te estamos diciendo que cobres dinero, necesariamente, pero sí asegúrate de pedir algo a cambio a tus asistentes: sus datos completos de contacto, ya sea llenando un formulario o algo similar que coseche el esfuerzo que ya hiciste.

Manos a la obra

Hacer un evento virtual es fácil si lo planificas, ofreces buen contenido y usas una plataforma que te ayude con la logística. Solo evita los errores mencionados anteriormente.

En IDS nos especializamos en hacer eventos virtuales, si necesitas más ayuda para planear el tuyo, con gusto podemos ayudarte. Solo ponte en contacto con nosotros.

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Ranya Barakat

Ranya Barakat

Ranya es una emprendedora con 10 años de experiencia poniendo manos a la obra y consiguiendo resultados. Se especializa en Inbound Marketing e Inbound Sales.

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