Consejos remotos de un equipo a distancia

16 marzo, 2020

Coronavirus, estallido social, ataques alienígenas...

Dada esta contingencia, queremos apoyarte desde lo que sabemos hacer mejor: el Inbound. Por eso, cuentas con todo nuestro apoyo, como humanos porque estamos en esto juntos. 

Así que nos preguntamos qué podíamos hacer como equipo para ayudar a la comunidad de la que somos parte. Y nos percatamos de una situación que pasa en todos los países: cada vez más personas están trabajando desde su casa. Y no todos saben como laborar a distancia...

Este es un tema que manejamos al revés y al derecho, porque somos una empresa 100% remota repartidos en 2 continentes. Es más, este es uno de los puntos que recomendamos a prospectos evaluar cuando se trata de elegir agencia de inbound marketing.

Así que juntamos las cabezas y reunimos las buenas prácticas de teletrabajo del Equipo IDS. Son únicas, grandes y nuestras :) Te invitamos a adoptarlas para que la transición al trabajo desde casa sea rápida y fácil.

Cómo preparar cuerpo y mente para el trabajo remoto

  • Mantén el horario al que estás acostumbrado; los cambios de hábito repentinos afectan el desempeño y ya no ir a la oficina es un gran cambio en tu rutina.
  • Vístete para trabajar, no lo hagas en pijama; dispón el cuerpo y el ánimo. También adecúa un espacio de trabajo. Por ningún motivo trabajes desde tu cama; fijo te quedas dormido, créenos :)
  • ¡Aprovecha de desayunar y almorzar sano! Todo el tiempo que te ahorras en la fila en el casino o restaurant lo ocuparás cocinando o comiendo, entonces procura que sea una comida balanceada. 
  • Mientras trabajas, escucha música que te permita concentrarte. Evita los sonidos ensordecedores y si hay mucho ruido ambiente, usa audífonos y micrófono. 
  • Refuerza la buena comunicación y usa emojis. Estos ayudan a tu contraparte a identificar el tono con el que te comunicas (es el “toque humano”). 
  • Ocupa los audios de WhatsApp o del software de chat interno que ocupes para facilitar la conversación si hay que entrar a explicar mucho; llegará un punto en que ya no querrás tipear más, créenos. Reserva las video llamadas para reuniones que valgan la pena (entre 30 mins y 1 hora).
  • Muévete cada 15 mins o 30 minutos. Haz ejercicio, estírate, sube las escaleras, haz abdominales sal a dar una vuelta a la manzana, reordena los muebles; todo con tal de que muevas esas piernas.
  • Coordínate con los otros miembros de la casa. Pasarás de verlos poco en el día a tenerlos al lado tuyo por 15 días. Explícales cómo es tu dinámica de trabajo y lleguen a un acuerdo en cuanto a ruidos y uso de espacios comunes.
  • Desconéctate. Programa tus descansos y respétalos. Baja la pantalla y ya sea que quieras tomarte un café, fumar, mediar, caminar, regar las plantas o pintar, hazlo bien y y retomas 5 o 10 minutos después. Aprovecha las interrupciones naturales (idas al baño y comidas) para despejar la cabeza.
  • Evita leer noticias mientras trabajas. Te distraen y aumentan la ansiedad, sobre todo si estás solo en tu casa; una vez que termines tu jornada, métete a las redes sociales o ve TV cuanto quieras. 

Cómo tele trabajar sin frustrarte en el intento

  • Revisa tu plan de Internet; tu conexión y velocidad serán puestas a prueba porque pasarás a estar conectado todo el día. Evalúa si la cantidad de megas que tienes son suficientes.
  • Al inicio, haz reuniones cortas (máx 30 mins) por videoconferencia con tu equipo en la mañana para ver las responsabilidades y en la tarde otra para ver cómo va todo. A medida que avancen los días notarás que no será tan necesario hacerlas tan repetidamente, porque ya estarán bien alineados.
  • Prepara junto a tu equipo una lista de tareas a realizar por día y al día siguiente. Calculen el tiempo aprox. que requerirá cada una e identifiquen quién es responsable de qué.
  • Si ocupan un software de gestión de proyecto, revisen si la asignación de tareas ya establecida tiene la misma urgencia que antes. Ajusten si es necesario.
  • Ya que el teletrabajo requiere autonomía de los colaboradores, dejen claras las expectativas diarias, semanales y/o mensuales.
  • Re agenda todas las reuniones con tus clientes que puedas por videoconferencia. Demuéstrales organización y empatía (están igual que tú, reorganizando todo). Incluso, verás que algunas no requieren siquiera juntarse, pueden enviarse audios por WhatsApp, un email bien explicativo, o manejarlo a través de un software de gestión. 
  • Acuerda con tu equipo un horario de trabajo y otro para reuniones (intenta por unos 2 o 3 días y si no funciona lo ajustan).
  • Si tienes hijos pequeños, querrán estar contigo todo el rato, créenos; no te ven todo el día y ahora te tienen solo para ellos. Así que conversa con tu equipo la posibilidad de realizar todo lo que es reuniones en el día y tú enfocarte en el trabajo individual durante sus horas de siesta o noches, después de acostarlos. En IDS estamos acostumbrados a tomarnos breaks para estar con nuestros hijos y que formen parte de las reuniones internas, por ende no temas si interrumpen tu videoconferencia con nosotros, son bienvenidos :)

Las herramientas que nos permiten ser un equipo 100% a distancia

Compartimos también las herramientas que usamos en IDS, a las que llegamos despues de mucha prueba y error. Son las que ahora nos funcionan; siempre estamos buscando las mejores alternativas. 

Reuniones y videoconferencias:

  • Zoom.us (la cuenta gratuita permite hacer reuniones por hasta 45 minutos)
  • Google Hangouts (si email corporativo ocupa Gmail puedes usarlo, y si no tendrás que usar la versión de tu email personal)
  • Anymeeting (tiene prueba gratuita)
  • Skype (la versión gratis permite hasta 50 personas conectadas en una llamada)

Para comunicarte con tu equipo de trabajo:

Para organizar tareas:

  • Trello
  • Google Calendar
  • Jira (Atlassian)

Para compartir archivos y hacer trabajo colaborativo:

Es cosa de actitud (y una buena conexión a Internet)

Estos son los consejos 100% auténticos del Equipo IDS. Son prácticas y herramientas probadas por nosotros y que nos funcionan. Confiamos en que ayudarán a todos a acomodarse de manera rápida y fácil a esta nueva modalidad laboral. ¡Quién sabe! Quizás les termina gustando esto de trabajar a distancia :)

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Ranya Barakat

Ranya Barakat

Ranya is an entrepreneur with over a decade experience in pulling up her sleeves and getting S*** done. She is specialized in inbound marketing and inbound sales.

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