Estás por tomar una de las decisiones de mayor impacto en tu negocio y, como tal, no debes hacerlo a la ligera. Aunque en el mercado hay muchas herramientas de automatización con excelentes funcionalidades, primero debes evaluar.

Ya sea que estés por adquirir tu primer software de este estilo o que simplemente estés considerando un cambio, es importante recordarte que la herramienta es solo eso, una herramienta. Si no tienes una estrategia definida y un plan para ejecutarla, nada podrá ayudarte.

Por eso, antes de elegir tu próximo software de automatización de marketing, primero da respuesta a estas preguntas:

1. ¿Cómo se integra con tu CRM actual?

Lo primero que debes saber es cómo se comunicará el nuevo software con la herramienta que maneja tu relación con los contactos, porque si la integración no es natural y eficiente, la información entre ambas plataformas no fluirá bien y tus campañas estarán en problemas.

Existen herramientas que ofrecen la automatización y el CRM en un solo lugar, como HubSpot, pero en caso de que sean independientes, asegúrate que funcionen adecuadamente en conjunto.

2. ¿Con qué otras aplicaciones tiene integración?

Una vez resuelto el tema del CRM, lo que sigue es saber qué posibilidades te brinda tu nueva herramienta. Entre más alternativas de integración te ofrezca, más robusto y completo será tu inventario tecnológico y podrás hacer mejores campañas.

Además, considera la facilidad con la que se hacen estas integraciones, ¿necesitarás ayuda de una agencia? ¿Tomará mucho tiempo? ¿Cuántos recursos tendrás que asignar?

3. ¿Qué tan amigable es la plataforma?

No hay peor inversión que la de una herramienta que no se usa. Así que si tu plan es hacer la automatización in-house, debes estar consciente que la usabilidad de la plataforma es clave para ti y tu equipo.

Entre más sencilla de usar sea, más posibilidades habrá de que explotes su potencial, en cambio, si es una herramienta muy poderosa y compleja, las probabilidades de que se quede en el olvido serán serán altas (a menos que implementes estrictos programas de capacitación y des más seguimiento).

4. ¿Cuánto cuesta realmente?

Uno de los peores sabores de boca que puedes llevarte después de contratar un software de automatización de marketing, es cuando, ya empezado el periodo de implementación, descubres que la plataforma tiene costos extra que no consideraste.

Ya sea por nuevas funcionalidades, módulos, el costo de implementación o entrenamiento que deba tomar tu equipo, lo importante es que desde el inicio tengas en claro el monto de la inversión total y sepas si entra o no en tu presupuesto.

5. ¿Qué tan personalizables son sus reportes?

El mundo de la automatización debe regirse por datos duros que te permitan tomar decisiones en pro de tus campañas. Por eso, dado que tus procesos estarán automatizados dentro de la plataforma (por redundante que suene), es importante que también te permita generar reportes que te dejen ver la data que realmente quieres analizar para tomar acción.

Existen herramientas que a simple vista parecen muy eficientes, pero una vez que se usan para crear reportes, su flexibilidad deja mucho que desear.

6. ¿Cómo es el soporte por parte de la herramienta?

Como con cualquier cambio en tu empresa, seguramente tendrás dudas al inicio y necesitarás ayuda de tu proveedor, por ello debes saber si tendrás un número telefónico o un chat 24/7, o si será necesario que levantes tickets para asistencia.

Este es un detalle muy importante, en especial si eres primerizo con este tipo de sistemas, porque seguramente te surgirán preguntas.

7. ¿Puede administrar Redes Sociales?

Tus canales sociales son cada vez son más importantes para tu relación con clientes y proceso de ventas, así que no los dejes fuera de tu nueva plataforma.

Una herramienta de automatización que no cuenta con un módulo funcional para también tomar el control de tus redes, te deja en una situación vulnerable. Claro, hay integraciones que puedes usar para cubrir esta necesidad, pero siempre es mejor que lo puedas hacer desde la herramienta.

8. ¿Funciona con todo tipo de dispositivos?

Son pocas las herramientas actuales que no cuentan con sistemas responsivos para adaptarse al dispositivo del usuario final, pero de cualquier forma, no todos funcionan de la misma manera ni con la misma calidad.

Es importante que tu nuevo sistema de automatización te deje crear campañas que puedan visualizarse bien en todo tipo de computadoras, tabletas y móviles para que así, te asegures de brindar una excelente experiencia de usuario a tus clientes.

9. ¿Facilita agregar y remover usuarios?

Los equipos de marketing cambian constantemente y se van adaptando a las necesidades del mercado, por lo que tu software de automatización también debe hacerlo. Identifica sus políticas respecto al manejo de los usuarios y asegúrate que pueda crecer contigo fácilmente.

¿Qué sigue?

Ten presente que la automatización viene a sustituir ciertos procesos monótonos y no a las personas y que también, es un trabajo constante que necesita de un equipo dedicado y no una función que puede hacer alguien como un "extra" a sus actividades diarias.

Una vez que analices todo lo anterior, pregúntate una última cosa ¿quieres tener un equipo interno responsabilizado de la automatización o prefieres contactar a una agencia para que administre tus campañas e implementaciones? Sea cual sea la respuesta, ahora ya sabes qué tipo de tecnología necesitas.