CRM vs Excel: Por que elegir un software CRM

28 febrero, 2019

Si tu equipo comercial empieza a agobiarse al hacer seguimiento manual a una cartera de clientes que va creciendo con el tiempo, es momento que empieces a considerar la opción de adquirir los servicios de una herramienta más escalable.

¿Por qué? Porque si bien una hoja de cálculo como Excel sirve para abaratar costos, finalmente genera pérdidas en la eficiencia, al no tener un control y seguimiento de las acciones de tus posibles clientes, abandonándolos en la mitad del camino, o en el peor de los casos, dejándolos ir.

En este blog te entregamos los motivos por los que es relevante que tu equipo de ventas de el salto a la digitalización mediante la migración de Excel a un CRM moderno.

Por qué un negocio competitivo debe ser digital

La realidad es que Excel ya no es considerado como el mejor sistema de seguimiento y registro de clientes.

La razón es que la clásica hoja de cálculos sirve principalmente como una planilla de seguimiento manual, por lo que tener claridad y visibilidad de todos los procesos comerciales es más complejo.

Revisa algunas cifras que resaltan la importancia de trabajar con un CRM moderno:

  • El 40% de los vendedores aún utilizan medios informales como Microsoft Excel o Outlook para almacenar datos de clientes potenciales y clientes potenciales (State of Inbound 2018)
  • El 91% de las empresas con 10 o más empleados tienen un CRM (CRM Magazine)
  • El 64,2% de las empresas califica el impacto de las herramientas de CRM como alto o muy alto (LinkedIn)

Además, al no ser Excel una herramienta que proporcione información detallada de los contactos no tenemos acceso a información relevante como el perfil de cada cliente, sus activos en la empresa, el tamaño de su negocio, estado de la actividad, entre tantos otros aspectos claves para entender sus necesidades y, por ende, lograr mejores resultados tanto para ellos como para la propia empresa.

Lo anterior responde por sí solo a la importancia de digitalizar los procesos para volver tu negocio más competitivo y rentable.

Esto señaló en un informe de Gartner Joanne Correia, Vicepresidenta de Investigación, asegurando que "en los próximos años, el CRM será parte esencial de las iniciativas digitales. Se trata de un área de la tecnología que recibirá financiamiento, ya que el negocio digital es crucial para que las empresas sigan siendo competitivas"

Procesos más lentos y posibilidades de caer en el error humano

Para los equipos de ventas, trabajar con sistema manual como Excel para hacer seguimiento y administración de los contactos, puede ser una tarea tediosa, especialmente cuando se presentan desventajas comunes como una mayor lentitud en los procesos y pérdidas de tiempo en la gestión.

Esto ocurre básicamente porque los equipos de venta que trabajan con Excel deben estar solicitando de forma presencial a cada uno de los colaboradores del área que proporcionen información respecto a sus avances semanales.

En este sentido, con las hojas de cálculo no solo se pierde tiempo administrando los contactos, sino que también en la creación de filas y columnas, incluso gráficos para visualizar los avances y resultados de venta.

Así lo asegura Álvaro Barriuso, Subgerente de Arquitectura, Proyectos y Marketing de Glasstech, fábrica de ventas de productos de cristal, enfatizando que “uno de los principales dolores de usar Excel para el área comercial, era que había solo una persona que llenaba una planilla y tenía que ir puesto por puesto recopilando información. Es decir, todo dependía de la buena voluntad de las personas. No teníamos una visión clara de los procesos comerciales”

Este tipo de prácticas, además de generar grandes pérdidas de tiempo, requieren de capacitación constante para quienes no tienen total conocimiento o control sobre el uso de las hojas de cálculo. En este sentido, nos vemos envueltos en otra desventaja de usar Excel: el factor del error humano.

“Con las planillas manuales de Excel teníamos una muy baja efectividad de ventas. Estamos hablando de -10 %” Álvaro Barriuso, Glasstech.

Al tratarse de procesos no automatizados, evidentemente existe el riesgo de caer en errores humanos por falta de precisión al hacer las entradas de datos de forma manual.

Continúa revisando las principales desventajas de usar Excel en los proyectos y procesos comerciales en este artículo de Smart Strategy.

¿Qué beneficios trae para mi negocio migrar a un CRM?

Partamos respondiendo a la pregunta de qué es un CRM. Estas siglas significan Customer Relationship Management, y como lo define Hubspot, es un software automatizado que se utiliza para rastrear y gestionar las relaciones con los prospectos y clientes de una empresa.

Segundo, y como ya debiste deducir por lo que llevamos de este blog, si quieres tener éxito al implementar un CRM, debes ser consciente que se trata de una implementación para el área de ventas, como indica HubSpot.

Por lo tanto, como todos los cambios generan resistencia, debes presentar esta herramienta al equipo comercial como un apoyo para aumentar la productividad y que les permitirá vender más y mejor.

Esto mismo asegura Álvaro Barriuso de Glasstech, al decir que con CRM “tuvimos que hacer una capacitación por varios meses para cambiar la forma de pensar de la fuerza de ventas, explicándoles que no era más trabajo, sino que una herramienta para ayudarlos”.

Aquí también, otra de las ventajas de usar CRM en tu negocio es la mejora de los procesos, ya que el equipo de ventas estará trabajando con un monitoreo ágil y en tiempo real, aumentando al mismo tiempo los cierres comerciales.

“En 2016 Casio comenzó a utilizar el Growth Stack de HubSpot. Desde ese momento aumentó sus oportunidades de venta en un 496% y los ingresos de su división de calculadoras, en un 26%” HubSpot.

¿Qué esperas para agilizar los procesos y aumentar tus ventas?

Como mencionamos anteriormente, si bien Excel es un sistema que te puede ayudar a ahorrar dinero, en el corto plazo, se volverá una herramienta obsoleta y menos eficiente, especialmente si tu negocio y base de datos comienza a crecer.

Es por eso que el CRM funciona como una herramienta automatizada que te permite tener toda la información en tiempo real y en un solo lugar. Además, si tu equipo de ventas lo alimenta con data, podrás tener reportes para deleitar a tus potenciales y actuales clientes, logrando el tan deseado crecimiento.

“Al empezar a usar el CRM de HubSpot, el directorio empezó a tener visibilidad en tiempo real de los reportes, cuántos proyectos había en cartera, posibilidades de cierre, seguimiento de lo que estaban haciendo nuestros vendedores con los leads y clientes, reportes de las llamadas, reuniones, etc”, concluye Barriuso.

¿Todavía no estás totalmente convencido de dar el salto de la hoja de cálculo manual a un CRM? Descubre en este blog las 7 consideraciones para elegir un CRM moderno.

Revisa cómo la migración de Excel a un CRM moderno ayudó a Glasstech a optimizar sus procesos en el siguiente video:

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La guía definitiva para que elijas CRM

Ismail Aly

Ismail Aly

Ingeniero de software, emprendedor y consultor con más de 10 años en asesorías en marketing digital, experiencia del usuario, gestión de procesos y personalización.

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