Por estas razones nos convertimos en una agencia remota

25 marzo, 2020

Todavía es de no creer: miles de empresas en todo el mundo obligadas a optar por el teletrabajo ante la actual contingencia de salud que se vive en el mundo.

Debió ocurrir una pandemia para demostrar los beneficios de esta modalidad de trabajo, que se ajusta a casi todas las realidades laborales; no es posible para todos, y la actual contingencia así lo demuestra. Un salto evolutivo del cual IDS se enorgullece de formar parte, al ser una agencia 100% geoflex y cuya experiencia queremos compartir.

En 2019, el discurso del trabajo a distancia todavía generaba anticuerpos, sobre todo en aquellas personas que lo equiparaban con libertinaje total y falta de compromiso por parte de los trabajadores.

Por el contrario, ese mismo año el trabajo remoto fue un punto de no retorno para IDS. Incluso, lo llevamos al siguiente nivel al convertirnos en una agencia 100% flexible geográficamente, o geoflex. Comprobamos que es la una modalidad laboral que le da continuidad a la operatividad, fomenta la productividad, mantiene a los equipos unidos pese a las distancias y optimiza (hasta eliminar) prácticas obsoletas y arrastradas por años.

Así, hoy nuestra agencia funciona con un centro de operaciones basado en Santiago de Chile, y una red de colaboradores repartida entre Chile, Colombia, El Salvador, España, Estados Estados Unidos, y México.

Pero no llegamos a esto de la noche a la mañana. Al inicio, cuando la empresa empezó en 2014, hicimos lo mismo que cualquier emprendimiento; todos metidos en una oficina. A medida que fuimos creciendo, optamos por la modalidad híbrida, la cual combina a equipos remotos con locales (algunos en la oficina en Santiago y el resto repartido en otras ciudades).

Este modelo híbrido funcionó hasta inicios de 2019, cuando pegamos un salto evolutivo y nos expandimos a otros mercados y decidimos adoptar valores que reflejen cómo trabajamos, los que puso a prueba nuestra flexibilidad en cuanto a comunicación, culturas y mentalidad.

No fue fácil pero tampoco imposible o engorroso. Es cierto, cuando decidimos implementar el teletrabajo al 100% no sabíamos cómo resultaría. Rápidamente descubrimos por qué el modelo geoflex, o flexible geográficamente, se ajustó tan bien a nuestro ADN organizacional.

Y nos funciona; en buena parte nos ayudó a transformarnos en uno de los socios de HubSpot con mayor crecimiento en América Latina y a recibir los premios Partner del Año de HubSpot en 2018 y 2019 para toda la región.

Hicimos el ejercicio de identificar los factores que tuvieron un gran impacto en nuestro proceso de conversión a una agencia de Inbound 100% geoflex, que aquí listamos para que revises y evalúes:

El cielo es el límite, no las fronteras geográficas

Somos una agencia geoflex. Es decir, flexible geográficamente. El principal beneficio que vemos aquí es que incrementa nuestras posibilidades de fortalecer al equipo con los profesionales adecuados sin importar dónde viven.

Imagínate las oportunidades de reclutamiento, selección y contrataciones que esto permite. Hemos atraído talento de México, Colombia, Estados Unidos y España por lo mismo, y seguimos buscando en todas las latitudes. 

Otro de los principales dolores de las agencias y empresas que subsanamos con el teletrabajo es la retención del talento. La salida de los buenos colaboradores genera sobrecostos y afecta negativamente al servicio que se da a los clientes.

En IDS hemos comprobado que esta modalidad laboral es incluso un instrumento para mantener el  talento que tenemos y, por qué no, hacernos conocidos en el mercado como una empresa idónea para profesionales autónomos y flexibles. De hecho, un estudio de Owl Labs afirma que:

  • 74% de los colaboradores dice que la opción de trabajar a distancia disminuye la probabilidad de que dejen la compañía.

Trabajo basado en objetivos, no en calentar la silla

Creer que porque el colaborador está en la oficina es más productivo es pecar de inocente. Entre las salidas a fumar, ir a comprar un café y las conversaciones de pasillo, fácilmente se van horas preciadas de trabajo. Ojo, esto es aparte de los tiempos de ocio que todo trabajador debe tener durante una jornada laboral, como breaks de descanso y la hora de almuerzo, que hay que respetar.

En IDS nos dimos cuenta de que cumplir el horario de 9 a 6 no funcionaba bien con nuestro modelo geoflex. Al tener a personas repartidas en varios países, con horarios distintos (hasta 5 horas de diferencia en el caso de nuestro colaborador en España), no podíamos exigir a todos estar produciendo al mismo tiempo.

¿Cómo resolvimos este desafío? Primero, separamos las estrategias en tareas y procesos en paquetes de trabajo de 3 días, que llamamos sprint, y vamos ajustando según solicitudes de último minuto o situaciones de contingencia.

Segundo, comenzamos a aprovechar los tiempos en que coincidimos todos al máximo para hacer reuniones internas de equipo o comunicarnos con nuestros clientes. 

Tercero, dejamos en manos de nuestro equipo cómo distribuir el resto del trabajo para cumplir con las horas mínimas semanales y que les asignamos para que logren los objetivos acordados con los clientes por contrato; cada miembro ve cómo organiza su tiempo, si en la mañana, tarde o noche, para cumplir con sus entregables. Es un tema de autonomía y gestión eficiente del tiempo.

Cuarto, le sacamos el jugo a todos los canales de comunicación que tenemos; plataformas, redes sociales, chats de empresa y email. La falta de comunicación verbal hablada se compensa con aportes escritos, audiovisuales e interactivos que invitan la innovación. Siempre estamos probando nuevas herramientas que faciliten esa interacción.

Mejora la trazabilidad de los procesos y responsabilidades

La distancia se vuelve una ventaja. Al no haber comunicación cara a cara, el equipo está obligado a estar encima de tareas, procesos y prácticas y atajar toda posibilidad de autogol.

Es cierto, surgen cosas al azar, o pasos que no tienen seguimiento, y algunas cosas se van entre los dedos, pero la misma práctica diaria ratifica o invalida rápidamente la continuidad de estos modos. Es más, si al final aporta valor a nuestros procesos, hemos internalizado muchas “prácticas espontáneas” que demostraron su validez en el día a día.

Esto ayuda a evitar los típicos "te comenté en la reunión" o "como acordamos en nuestra junta" que terminan siendo solo versiones unilaterales de la historia. También acaba con las cadenas interminables de emails, donde todo el mundo copia a todo el mundo, como única alternativa de monitoreo y registro.

En este punto, el uso de softwares de gestión de proyectos y de control de tiempos es crucial; ocupamos Jira internamente y Trello con nuestros clientes, y Toggl para trackear horas. La trazabilidad que estas herramientas ofrece es invaluable, porque nos ayuda a dar seguimiento y a entender cuánto tiempo demoramos con cada cliente. Las métricas que ofrecen nos ayuda a mejorar nuestra planificación diaria y a largo plazo; asegúrate de incluir esto entre las preguntas claves al elegir una agencia de Inbound Marketing que hagas en la primera reunión con un potencial proveedor de este servicio.

Estos instrumentos facilitan las instancias de retroalimentación diarias, semanales que son decisivas para que el modelo funcione. Es más, son estas oportunidades de aprender de nuestros colaboradores las que nos permiten corregir errores y ratificar aciertos. Por ejemplo, adoptamos un comité de cultura que asegura que mantengamos nuestra esencia e identidad pese a la distancia, pese a los problemas de comunicación, o falta de conectividad que puedan surgir en el día. 

Escalamos como pyme

Al reducir los costos en infraestructura para operar, se traduce en fondos liberados para otras prioridades, como llegar a otros países. Fue así como una vez que la oficina en Chile quedó 100% remota, nos pusimos rumbo a Colombia, luego abrimos operaciones en México y en poco tiempo más estaremos dejando nuestra operación en Perú.

También nos facilita tiempo y recursos para invertir en licencias de software para mejorar el trabajo colaborativo en tiempo real y contratar especialistas que fortalezcan nuestro equipo; en gestión de proyectos, marketing de contenidos, estrategia de redes sociales, operaciones, tech marketing, entre otros campos.

Y al ser geoflex, pudimos re enfocar recursos y esfuerzos en optimizar nuestros procesos con nuestros clientes. 

Es decir, trabajar remoto nos permite invertir ingresos en nuestro crecimiento orgánico a medida que el volumen de trabajo lo demanda.

Respondemos las necesidades de los clientes en vivo y tiempo real

La comunicación es un desafío en una oficina llena de gente así como en un equipo geoflex. El problema es el mismo, solo que con tonos diferentes. Pero la gracia de trabajar a distancia es el uso eficiente del tiempo, por ende las respuestas se vuelven más concretas y claras al interactuar con colegas y clientes.

En IDS tenemos una política de entre 2 y 4 horas para responder dudas internas y 48 horas para solucionar necesidades o requerimientos específicos de clientes, o entregar sugerencias y recomendaciones extraordinarias. Son los tiempos que calculamos los idóneos par estudiar la situación, diagnosticar el problema, buscar una solución viable, basada en nuestra experiencia y conocimiento, y comunicarla al cliente para que entienda de dónde viene.

Ciertamente, la distancia a veces complica una respuesta inmediata cuando hay diferentes husos horarios. Por eso estos rangos de tiempo son prudentes y factibles de cumplir en nuestra realidad. Sí, a veces demoramos más que esto, pero son los menos y se le avisa al cliente o colega que el problema en sí presentó complejidades diferentes a las usuales. Es cuestión de comunicar a tiempo y bien.

Mejora el branding de IDS como empleador y la felicidad del equipo

La felicidad de nuestro equipo la tomamos muy en serio; en este artículo de Recruiter queda en evidencia cómo un colaborador feliz es mucho más productivo y aporta más valor a los clientes y, por lo tanto, a la empresa

No lo decimos para quedar bien; vemos esta felicidad con nuestros propios ojos todos los días.

Mientras más felices, más beneficio para todos. Trabajadores felices son los mejores promotores, embajadores de la marca, promoviendo a esta entre colegas y conocidos en sus respectivos países, expandiendo el alcance para futuras búsquedas de cargos.

Así, nos hacernos conocidos en diferentes mercados laborales como una empresa idónea para profesionales autónomos y flexibles que piensan igual que IDS, lo que nos encanta. De hecho, el mismo estudio de Owl Labs indica que 81% de los colaboradores dice que la opción de trabajar remoto aumenta la posibilidad de que recomienden a su empleador entre otros candidatos y prospectos.

Hoy, la felicidad es una variable que los colaboradores aprecian mucho para decidir dónde trabajar. El mismo estudio de Owl Labs afirma que 83% de los trabajadores, tanto remotos como en oficinas, piensa que la oportunidad de trabajar a distancia los haría más felices en sus trabajos.

Pero, ¿qué significa ser feliz? Es tener una vida personal y laboral física y emocionalmente más equilibrada. Nosotros lo vemos diariamente. Nuestro equipo gasta menos tiempo en trasladarse de un lugar a otro (sobre todo quienes viven en ciudades muy congestionadas), en ir y volver de almorzar (ese tiempo lo invierten disfrutando su comida), y comparten por más tiempo a sus seres queridos (familiares y mascotas).

Esta felicidad del equipo es un aspecto que te recomendamos evaluar cuando debas elegir agencia de inbound marketing.

Y sí, son más productivos. Organizan las horas que ahorran en traslados en descansos útiles y en cumplir con las tareas según prioridades. Los escépticos podrían pensar que con tanto tiempo libre, la TV a mano, las idas y venidas a la cocina y hasta pasear al perro, esto no podría ocurrir.

Nadie dice que trabajando remotamente no haya interrupciones, la única diferencia es que el colaborador tiene más control sobre estas distracciones.

Acercamos el trabajo remoto a nuestros clientes

Tenemos un portafolio de clientes variado, de diferentes industrias, ciclos de vida, tamaños y necesidades de marketing. Todos tienen un denominador laboral común: trabajan presencial.

Así que los primeros seis meses de trabajo son un desafío, ciertamente. Durante nuestros procesos de onboading o inducción, le explicamos nuestro modo y forma, pero realmente es en la práctica que comprenden lo que realmente significa.

Ciertamente, tenemos claro que los clientes no se vuelven fanáticos del teletrabajo de la noche a la mañana. Es un proceso lento, de educación y aprendizaje. Es común que consideren la diferencia horaria como una desventaja al principio, o sientan que la falta de reunión presencial de trabajo impide que conozcamos sus dolores y entender la solución que entregan. 

Para nosotros es muy importante identificar estos y otros momentos de fricción con nuestros clientes porque son los que nos hacen mejorar. En este caso, sabemos que toca ajustar nuestras estrategias constantemente para que la comunicación a distancia con los clientes sea efectiva para ambas partes. 

Ser geoflex está en nuestro ADN

En IDS sabemos qué significa trabajar presencial y sus alcances, porque así comenzamos. Nos es familiar el proceso de transición hacia el teletrabajo, y hoy experimentamos todavía los vaivenes de consolidarlo en nuestra estructura organizacional.

Durante todo este periodo de transformación, el liderazgo de la empresa se mantuvo firme en su propósito pero flexible a correcciones y a aprender de los errores que surgieron en el camino.

Nunca perdimos nuestra esencia al pasarnos al modelo geoflex. Mantuvimos nuestra identidad, incluso la fortalecimos con instancias de retroalimentación y nuevos códigos internos de conductas y desempeño que son decisivos para trabajar bajo esta modalidad. Estamos convencidos de que es la manera de continuar en el competitivo mundo en que vivimos. Es la manera IDS.Nueva llamada a la acción

Ranya Barakat

Ranya Barakat

Ranya es una emprendedora con 10 años de experiencia poniendo manos a la obra y consiguiendo resultados. Se especializa en Inbound Marketing e Inbound Sales.

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