20 consejos para usar Zoom con equipos remotos

31 marzo, 2020

IDS es una agencia 100% geoflex. Es decir, somos un equipo remoto distribuido en diferentes países.

Así que dependemos de plataformas de videoconferencias como Zoom para realizar nuestras comunicaciones diarias, es por eso que decidimos hacer esta guía con consejos prácticas para que le saques el máximo provecho posible.Aunque no tenemos nuestras reuniones en una sala de juntas física, sí hacemos reuniones con todo el equipo global y nuestros clientes cada día.

A diario nos juntamos a través de una video llamada y hasta la fecha, la mejor alternativa que hemos encontrado es usar Zoom con equipos remotos.

Hacemos reuniones mensualmente por Zoom. Por eso, aterrizamos estos trucos que aplicamos en la práctica para ahorrar tiempo; aunque sean algunos segundos, créenos que tienen un impacto notorio en la productividad, sobre todo cuando se trata de hacer escalar una pyme o cualquier negocio que busca hacer más eficientes sus procesos de comunicación internos y con clientes.

Incluso si solo usas Zoom para reuniones ocasionales, los consejos que encontrarás en este blog te son muy valiosos.

1) Invitación rápida

Cuando estás en una reunión escribe ⌘Cmd+I en Mac o  Alt+I en PC, para invitar a alguien.

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Copia la URL y envíasela a cualquier persona que quieras invitar a la reunión.

2) Grabar reunión

Es una de las funciones más útiles en Zoom. Es una buena práctica porque guardas evidencia después de lanzar un proyecto nuevo o en caso de que alguno de los miembros del equipo no haya podido conectarse. 

  • Solo teclea ⌘Cmd+Shift+R o Alt+R para empezar a grabar.
  • Presiona ⌘Cmd+Shift+P o Alt+P para poner pausa.

3) Compartir pantalla

Esto puede mejorar mucho tu comunicación en video. En cualquier momento puedes transmitir tu pantalla en tiempo real en lugar de la cámara frontal. Es sumamente útil cuando estás en una llamada en la que se tomarán decisiones.

  • Para hacerlo solo ecribe ⌘Cmd+Shift+S o Alt+Shift+S.
  • Para pausar o resumir el comando es ⌘Cmd+Shift+T o  Alt+T.

4) Silenciar audio

Con ⌘Cmd+Shift+A o Alt+A puedes apagar o reanudas tu micrófono.

5) Apagar video

Solo escribe ⌘Cmd+Shift+V o Alt+V y el video se apaga o reanuda.

6) Silenciar a todos

Las reuniones pueden tornarse ruidosas y afectar la comunicación clara. Este atajo es uno de los que más tiempo nos ha ahorrado durante nuestras reuniones.

  • El anfitrión de la llamada puede escribir ⌘Cmd+Ctrl+M o Alt+M y silenciar a todos los invitados en un solo clic.

7) Silenciar micrófono siempre

Esta configuración te garantiza que cada vez que entres a una reunión no interrumpas con ruido inoportuno.

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  • Ve a Configuración > Audio > “Silenciar el micrófono cuando me estoy uniendo a una reunión”.

La misma función también existe en la app para móvil.

8) Mantener el video apagado

A menos que usar video sea una necesidad para la llamada, hemos descubierto que tenerlo apagado ayuda a mejorar la claridad de la llamada.

Esta configuración te permite que al entrat a una llamada tu cámara esté apagada (siempre puedes prenderla después), lo que también ayuda a eliminar interrupciones.

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  • Ve a Configuración > Video y selecciona la opción de “Desactivar mi video cuando me una a una reunión”.

9) Mostrar nombres

Es menos importante cuando la llamada es con personas que conoces bien. Pero si usas Zoom para hacer muchas de tus llamadas de ventas, esta función te asegurará que nunca olvides el nombre de la persona con la que estás hablando.

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  • Ve a Configuración > Video > “Siempre visualizar el nombre del participante en sus videos”.

10) Copiar automáticamente el URL de la invitación

El atajo para invitar es muy bueno, pero hay algunas funciones que lo llevan aún más lejos.

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Encuentras está función en Configuración y te permitirá invitar fácilmente a cualquier persona a una reunión ahorrándote el proceso de copiar la URL de invitación.

11) Habilitar atajos fuera de Zoom

Los atajos globales duplicarán el poder y eficiencia de todas las funciones rápidas que mencionamos antes y créenos que no estamos exagerando.

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Para encenderlo, ve a Configuración > Métodos abreviados > “Activar acceso directo global.”

12) Recordar reunión en el móvil

Cuando uno está en terreno, muchas veces pierde noción del tiempo y se olvida que hay una reunión por empezar en unos minutos.

Muchos de los recordatorios del calendario son ignorados (hay tanto ruido y tantas alertas que es imposible estar al día). 

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Así que agregar un recordatorio en la versión móvil de Zoom es la fórmula perfecta para que no se te escapen las juntas importantes.

13) Mejorar tu apariencia

Es más una función en el espectro de lo “divertido” y “vanidoso” que en lo productivo, sin embargo, siempre es bueno tenerla en consideración.

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  • En Configuración > Video,> “Aplicar filtro de video”, función que aplica un filtro que ayuda a minimizar detalles de tu cara.

14) Usar la Sala de Espera

Si usas constantemente Zoom, probablemente llegue el momento en que tengas una junta tras otra —y siempre hay una posibilidad de que una de estas se prolongue más de lo planeado.

Para evitar estas situación la plataforma cuenta con una Sala de Espera que te permite tener nuevos invitados esperándote, en lugar de aparecerse en tu junta actual.

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15) Crear reuniones recurrentes

Si te reúnes con el mismo equipo en periodos recurrentes, mejor que agendes estas automáticamente y usar el mismo link para todas. 

Esto hace más fácil tener un calendario y como no usa tus invitaciones personales directamente puedes tener diferentes grupos con distintos usuarios.

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  •  En la aplicación abre la ventana de “Agendar” y al momento de seleccionar la fecha y hora agrega “Reunión recurrente”

16) Usar el Seguimiento de Atención

Una de las cosas más difíciles cuando tienes una reunión, especialmente cuando se trata de una virtual, es mantener la atención de los participantes.

Naturalmente, si los invitados a la llamada están trabajando en otra cosa o no poniendo atención absoluta en la llamada, esta será improductiva.

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  • Enciende el “Seguidor de Atención” desde la página web y podrás saber si un participante tiene una ventana encima de la pestaña de zoom

17) Solicitar control de otra computadora

A veces, ayudar a otro colaborador encontrar un problema o trabajar en un proyecto es mucho más fácil si pudieras estar a su lado. Aunque Zoom no resuelve de manera absoluta ese problema, tienes una función que te permite solicitar el acceso a otra máquina, en caso de que el usuario acepte, podrás maniobrar su ratón y teclado.

Esta herramienta es especialmente práctica para hacer una demostración o dar atención a un cliente.

18) Poner atención a tu entorno

Muchas veces no estamos consientes de nuestro entorno hasta que nos conectamos a una reunión y vemos lo que hay detrás de nosotros.

Por suerte no necesitas moverte de lugar físicamente, tanto la aplicación móvil como la de computadora tienen la alternativa de un “Fondo virtual”.

19) Activar el monitor doble

Si cuentas con dos monitores en casa o la oficina, esta función te permite tener un poco más de orden en estas. Puedes tener en una a los participantes y en la segunda el contenido que se está compartiendo. Esto le dará más orden a tus llamadas.

20) Ver quién participó

Imagina que tienes una reunión importante con tu equipo en Zoom, probablemente querrás saber quién estuvo presente y quién no. Al finalizar la reunión puedes descargar un reporte con esta información.

La lista de participantes de cada reunión vive en la pestaña de Reuniones, en la sección de Reportes. Podrás ver una lista de llamadas previas y futuras, que puedes filtrar por periodo de tiempo o ID de la reunión.

  • Localiza la reunión que buscabas, haz clic en “Generar” > “Registros”.

Cabe aclarar que esta función solamente está disponible en las versiones  Pro, API Partner, Business, o Education Plan.

¿Cómo aplicarlo a tu negocio?

Esperamos que estos consejos te sean de utilidad. Amamos Zoom y lo recomendamos a cualquiera que esté buscando una herramienta para hacer llamadas con su equipo o clientes. Para probarlo, te recomendamos empezar a usar la versión gratuita hoy.

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Ismail Aly

Ismail Aly

Inbound Marketing & Sales Enablement Consultant, HubSpot User Group Leader, HubSpot Platinum Partner

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